Tant en termes de vitesse que de stockage, des données correctement gérées peuvent réduire le temps et les frais généraux liés à la gestion d'un système ou à la réalisation d'études et d'analyses.

Les données stockées dans un lieu et un format commun peuvent être beaucoup plus facilement exploitées, comparées, analysées et présentées.

Lorsque les données sont stockées dans un format commun et accessibles via un langage largement utilisé, la facilité de collecte et de distribution entre partenaires, départements et collègues est grandement améliorée.

Lorsque tout est suivi et enregistré, la compréhension des événements historiques et des performances est grandement renforcée.

Les bases de données offrent la possibilité de gérer les droits d'accès aux connexions, garantissant que seuls les utilisateurs peuvent accéder à ce qui leur est autorisé. Les tâches de sauvegarde sont une autre caractéristique des bases de données qui contribue à la sécurité des données.